Trouver un prestataire pour écrire ses comptes-rendus ?

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Trouver un prestataire pour écrire ses comptes-rendus ?

Participer à la réunion, animer la discussion, proposer des pistes de réflexion et devoir, en même temps, prendre des notes pour préparer la rédaction du compte-rendu ou du procès-verbal n’est pas chose facile !

On risque même de se mélanger les pinceaux et de ne plus s’y retrouver. C’est pourquoi de plus en plus de prestataires proposent d’en déléguer la rédaction ! Présentation !

Un document particulier

Que vous ayez une entreprise ou que vous vous occupiez d’organiser des réunions de comité d’entreprise, de CHSCT, de conseils d’administration ou de conseils municipaux, chacune de vos séances doit être conclue par la rédaction d’un compte-rendu ! Or, lorsqu’il s’agit de participer aux débats, de les animer et de proposer des pistes de réflexion, il est difficile de se concentrer en même temps sur une prise de note dans le but de rédiger les comptes-rendus.

En effet, ce type de documents demande un travail particulier : il faut être particulièrement attentif, synthétique et réussir à organiser son compte-rendu de sorte à ce qu’il soit clair pour quelqu’un d’extérieur à la réunion. Or, lorsqu’il s’agit d’aller vite, on a tous le même réflexe : utiliser des annotations et des abréviations qui nous sont le plus souvent personnelles ! Pour quelqu’un d’extérieur, il s’agit alors de pouvoir déchiffrer les notes fournies et cela peut mener à divers imbroglios pas très agréables.

Faire appel à des professionnels

Plutôt que de perdre du temps en explications, en réécriture ou, pire encore, de laisser échapper des informations importantes parce que l’on n’a pas pu s’occuper de tout, il est aujourd’hui possible de faire appel à des prestataires pour rédiger le compte-rendu de réunion. En effet, ce type de service se développe de plus en plus afin de fluidifier la vie d’une entreprise et d’éviter les pertes de temps ! C’est donc quelqu’un d’extérieur à votre équipe qui s’occupe de rédiger pour vous les comptes-rendus de vos réunions importantes dont le contenu peut parfois être très technique et spécialisé.

Ce métier s’appelle rédacteur de compte-rendu ou rédacteur de débats. Certains l’appellent preneur de note, scribe ou transcripteur. Il s’agit de professionnels bac +5 soigneusement sélectionnés et spécialement formés à la rédaction de comptes-rendus et synthèses de réunions.

Le service proposé par les agences de comptes-rendus s’attache le plus souvent à des valeurs simples mais pertinentes : une attention et une adaptabilité particulières selon le contenu, une relecture appuyée afin d’éviter toutes les fautes de frappe y compris sur les noms propres, et un engagement de clarté du propos et de la présentation du document. C’est donc une solution tout à fait adéquate pour une entreprise quel que soit son domaine d’activité !

Ces sociétés interviennent soit sur place avec la présence d’un rédacteur en réunion, soit à partir d’enregistrements audio. Le service de compte-rendu existe aussi bien à Paris et en Ile-de-France qu’à Lyon et en région Rhône-Alpes, à Marseille et région PACA, Nantes et région Pays de Loire, Lille et région Nord (désormais Hauts-de-France), Rouen Le Havre et région Normandie.

Choisir son prestataire

Des services sont proposés sur le net et regroupent en général des rédacteurs aux qualités éprouvées : leur niveau est en général bac+5 et il vous est conseillé de privilégier ceux qui ont déjà une expérience conséquente dans la rédaction de compte-rendu. Ce sont en général d’anciens étudiants de filières économique, de droit ou de communication qui sont chargés de ce type de service afin de pouvoir comprendre les enjeux de vos réunions et donc de pouvoir en synthétiser les grandes lignes de façon claire et adaptée ! Les documents sont dactylographiés mais il ne s’agit pas de sténotypie.

C’est donc une solution tout à fait adaptée pour une entreprise dont les réunions sont techniques et, ce, peu importe le domaine de compétence !

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